Deutsche Bank Search
Primary Navigation:

Machtigingen

Met de komst van de nieuwe SEPA-incasso’s zijn ook nieuwe voorwaarden van kracht voor de machtigingen (mandates). Bij elke SEPA –incasso moet bovendien de machtigingsgegevens (kenmerken) worden vermeld. Beide banken, van de incassant en van de debiteur, controleren deze gegevens. Dit betekent dat ook de debiteur de machtiging moet administreren.

 

  • Bestaande machtigingen gebaseerd op het huidige model Doorlopende Machtiging Algemeen of het model Doorlopende Machtiging Bedrijven blijven geldig voor de Europese incasso. Dergelijke machtigingen kunnen dus voor Europese incasso’s gebruikt blijven worden mits deze machtigingen worden aangevuld met bepaalde kenmerken die noodzakelijk zijn voor SEPA-machtigingen.

    Deze kenmerken moet u per incasso-opdracht toevoegen en administreren. Binnen SEPA zijn momenteel alleen schriftelijke machtigingen mogelijk en in de toekomst waarschijnlijk ook elektronische machtigingen (e-mandates). Nieuwe SEPA-machtigingen mogen uitsluitend schriftelijk worden gegeven. Telefonische machtigingen zijn op grond van SEPA niet meer toegestaan.

    De nieuwe SEPA machtiging moet aan bepaalde voorwaarden voldoen en moet expliciet vermelden dat het om een SEPA-machtiging gaat.
    Ook moet elke machtiging bepaalde kenmerken bevatten.

    Voorbeeld van het SEPA-machtigingsformulier voor Europese incasso.

  • Voor de Europese zakelijke incasso zijn nieuwe machtigingen noodzakelijk, bestaande machtigingen zijn niet meer geldig.
    Als incassant bent u verplicht om op de machtiging voor Europese zakelijke incasso’s aan te geven dat er geen sprake is van terugboekingsrecht. Om die reden moet de debiteur vooraf expliciet toestemming geven voor de incasso. Om de bank van de debiteur in staat te stellen deze toestemming bij elke transactie te verifiëren, moet de machtiging voor de Europese zakelijke incasso ook in het bezit zijn van de bank van de debiteur. Deze registreert de machtiging met het generieke registratieformulier dat door de banken is overeengekomen. Zonder registratie van de machtiging bij de bank van de debiteur kan een Europese zakelijke incasso niet worden uitgevoerd.

    SEPA-machtigingsformulier voor Europese zakelijke incasso

    Voor de Europese zakelijke incasso moeten nieuwe (SEPA-)machtigingen worden getekend door uw debiteuren. De nieuwe SEPA-machtiging moet aan bepaalde voorwaarden voldoen en moet expliciet vermelden dat het om een SEPA-machtiging gaat. Ook moet elke machtiging bepaalde kenmerken bevatten.

    Het is in uw belang dat uw debiteur de machtiging voor de Europese zakelijke incasso registreert bij zijn eigen bank. Zonder deze registratie kunt u niet incasseren. U kunt uw debiteur voor dat doel het registratieformulier overhandigen.

    Registratieformulier europese zakelijke incasso

    De onderstaande generieke registratieformulieren van de Betaalvereniging kunt u, inclusief de getekende Europese zakelijke incasso/ Business to business2B machtiging, als debiteur aan uw bank sturen ten behoeve van de vereiste registratie. In het opstellen van de machtiging vult de incassant Vul een apart formulier in per debiteur. Maak vervolgens een print van het formulier en laat deze rechtsgeldig tekenen door uw debiteur. Als hulpmiddel kunt u de Checklist B2B registration gebruiken (Engels).

    Voor het benaderen van uw klanten inzake de Europese zakelijke machtiging kunt u gebruikmaken van een standaard brieftemplate. U kunt deze template personaliseren en afstemmen op uw specifieke situatie.

    Registratieformulieren

    Voor een afdrukbestand ten behoeve van het samenvoegen van meerdere klantgegevens (mailmerge), kunt u zogenaamde Certified PDF (CPDF) registratieformulieren verstrekken aan u zakelijke Europese incasso contractanten. Zij kunnen hun klanten zodoende van een vooringevuld registratieformulier voorzien.

  • De kenmerken in de tabel hieronder moeten bij elke incasso-opdracht worden meegestuurd – zowel bij de Europese incasso als bij Europese zakelijke incasso – en daarom moet u ze per debiteur opslaan in uw bedrijfsadministratie.

    • Incassant-ID
      Het incassant-ID is in Nederland gebaseerd op uw Kamer van Koophandel (KvK)- nummer en de landcode. U ontvangt uw incassant-ID van Deutsche Bank nadat u het nieuwe SEPA-incassocontract heeft afgesloten. Hiermee bent u herkenbaar in alle SEPA landen.
    • Kenmerk van de machtiging = machtigings-ID
      U geeft de machtiging een uniek kenmerk van maximaal 35 tekens. De inhoud mag u zelf bepalen. Dit kan bijvoorbeeld het debiteurennummer, contractnummer of een volgnummer zijn.
    • IBAN van de debiteur
    • Datum van de ondertekening van de machtiging
      Voor bestaande machtigingen die nog kunnen worden gebruikt voor de Europese incasso is de datum van de ondertekening standaard vastgesteld op 1 november 2009. Voor nieuwe machtigingen geldt de datum van ondertekening.

    Voorbeelden van machtigingen in verschillende talen:

    Europese incasso
    (SEPA Core)
    Europese zakelijke incasso
    (SEPA Business-to-Business)
    Nederlands docx docx
    Engels docx docx
    Duits docx docx
    Frans docx docx
    Spaans docx docx
    Italiaans docx docx
    European Payments Counsil (EPC) machtigingen Link Link

  • Wanneer er een Melding Onterechte Incasso (MOI) komt van een debiteur, moet u een geldig getekende schriftelijke machtiging aan de bank overleggen. Is deze niet voorhanden, dan wordt de debiteur altijd in het gelijk gesteld en wordt het bedrag van de incassotransactie teruggedraaid.
    Het is daarom van belang dat u de schriftelijke machtiging als bewijsstuk bewaart. De machtingskenmerken  moet u ook digitaal vastleggen in uw administratie en de originele machtigingen moet u archiveren. De bewaartermijn is minimaal 14 maanden nadat de machtiging door de debiteur is ingetrokken. Klachten over een onterechte incasso kunnen namelijk tot 13 maanden na de transactiedatum worden ingediend. Om zo’n klacht correct af te kunnen handelen is het noodzakelijk dat de originele machtiging beschikbaar is.
    De geldigheid van een machtiging vervalt als er gedurende 36 maanden geen SEPA-incasso is gedaan. Daarna moet eerst een nieuwe machtiging worden getekend voordat opnieuw geïncasseerd kan worden.

    • Sluit zo nodig met Deutsche Bank een contract af voor Europese incasso en/of Europese zakelijke incasso.
    • Verrijk de bestaande machtigingen voor Europese incasso met de vereiste kenmerken.Verzamel nieuwe machtigingen voor Europese zakelijke incasso’s en vraag uw debiteuren om deze machtiging te registreren bij hun eigen bank.
    • Bewaar de machtigingskenmerken per debiteur in uw bedrijfsadministratie.
    • Zorg dat de vereiste machtigingskenmerken worden vermeld bij de incasso-opdrachten en pas uw boekhoudpakket zo nodig aan.
Footer Navigation:
Last Update: 15.1.2014
Copyright © 2019 Deutsche Bank AG, Frankfurt am Main